Warum man immer den gesamten Recruiting-Prozess betrachten muss

Der demografische Wandel kracht zunehmend rein in den Arbeitsmarkt. Immer mehr Arbeitgeber suchen fast schon verzweifelt nach Personal. So weit, so bekannt. Durch meine Gespräche mit Geschäftsführenden oder Personalverantwortlichen erfahre ich immer wieder wie viel Ratlosigkeit besteht und wie oft es zu falschen – oder zumindest voreiligen – Schlussfolgerungen kommt. Sehr oft liegt es dann nämlich am Personalvermittler, der einfach keine Profile schickt, oder daran, dass einfach keiner mehr die Zeitung liest, oder daran, dass man sich 1.200€ oder mehr für Jobbörsen einfach nicht leisten kann. Und ja: die falschen, nicht genügend oder schlecht bespielte / performende Recruiting-Kanäle können ein Grund sein, warum man keine passende Bewerbende findet. Es gibt so viele Prozessschritte, so viele Stellschrauben im Recruiting und der Arbeitsmarkt ist so eng, dass mittlerweile alle Zahnräder perfekt ineinander greifen müssen, damit am Ende auch eine erfolgreiche Einstellung steht.

Wie sieht denn gesamter Recruiting-Prozess aus?

Aus der Praxis des operativen Recruitings heraus würde ich 5 Phasen eines Recruiting-Prozesses beschreiben. Er läuft generell für jede Stelle von neuem ab. Ein Zurückspringen in vorherige Prozessschritte ist aber gerade bei schwierigen Positionen recht häufig. Selbst der letzte Schritt wird bis zur Vertragsunterschrift zunehmend knifflig. Wieviele Kandidaten mir in 15 Jahren Recruiting schon während Vertragsverhandlungen abgesprungen sind, kann ich nicht mehr zählen. Wirklich entspannen kann ich mich erst, wenn der Kandidat nicht nur das Angebot mündlich angenommen, sondern auch den Vertrag unterschrieben zurückgeschickt hat. Ein ganzheitlicher Recruiting-Prozess für eine Stellensuche besteht also aus den 5 Phasen:

1. Bedarf- und Profilermittlung: In diesem Prozessschritt definieren wir die betrieblichen Bedarfe. Je nachdem ob es sich um eine neue Stelle oder eine Nachbesetzung handelt, kann dieser Prozessschritt unterschiedlich umfangreich und langwierig sein.
2. Definition der Zielgruppe und der Recruiting-Strategie: Nun versetzen wir uns in die Arbeitnehmenden-Sicht: wer hat die gesuchten Skills? Gibt es Personengruppen, an die wir bisher nicht gedacht haben? Wie und wo finden wir diese Personengruppen? Sinnvoll ist es dafür mit Candidate Personas zu arbeiten.
3. Erstellung der Stellenanzeige & Aktive / Passive Suche: Nun gehen wir in die Umsetzung. Wir schreiben eine zielgruppenorientierte Stellenanzeige, publizieren diese entsprechend auf den ausgewählten Kanälen (auf der Karriere-Website, Social Media und Jobbörsen) und beginnen ggfls. mit dem Active Search.
4. Bewerbermanagement sowie Auswahl: Sobald die ersten Bewerbungen eingehen, beginnen wir mit dem Bewerbermanagement. Hier gilt es auch die Wartezeiten aufgrund von Verzögerungen in der Fachabteilung zu koordinieren. Zudem beginnen wir mit dem Auswahlprozess und organiseren die verschiedensten Interviews sowie Kennenlerntermine und führen diese ggfls. aus.
5. Einstellung & Onboarding: Nach einigen Wochen oder auch Monaten haben wir sie gefunden: die Nadel im Heuhaufen. Wir übernehmen die Vertragsverhandlungen und entsprechend die -erstellung. Nach der beidseitigen Unterschrift kümmern wir uns um das Schließen der Stelle und beginnen den Onboarding-Prozess.

Natürlich gibt es währenddessen und danach noch begleitende administrative Aufgaben. Dazu zählen zum Beispiel die Beauftragung von Dienstleistern, Dokumentation von Anzeigenperformance, Kosten und anderer KPI´s und je nach Organisationsstruktur noch weitere Aufgaben.

Gesamter Recruiting-Prozess – 5 Phasen

Die Ursache vielen Übels: ungenügendes Zielgruppen-Denken

Was dem Personalwesen jahrelang nicht bewusst war und zunächst nur schwierig gelang war die Notwendigkeit, sich von den internen Anforderungen zu lösen und diese aus Sicht der Arbeitnehmer:innen zu sehen. Jahrezehntelang lebten wir in einem Arbeitgebermarkt. Arbeitgeber erhielten mehr als genügend Bewerbungen und hatten die Qual der Wahl. Man musste sich einfach keine weiteren Gedanken, nicht die Mühe machen, sich von der internen Sichtweise in eine externe Sichtweise zu begeben. Also ersparte man sich diesen Aufwand. Meiner Meinung nach ist dies aber grundsätzlich der Schlüssel zum Recruiting-Erfolg und der Unterschied zwischen klassischem Personalwesen und aktivem Recruiting. Wir überlegen uns, welche ungenutzten Teiche es noch geben kann, in denen wir fischen können. Wir versetzen uns in die Schuhe der gesuchten Person. Was ist ihr wichtig? Wo hält sie sich auf? Was kann sie zu einem Jobwechsel bewegen? Nur, wenn wir diese und ähnliche Fragen beantwortet haben, können wir in einem dritten Schritt eine zielgruppenorientierte Stellenanzeige schreiben, die die Inhalte enthält, die der gesuchten Person wichtig sind. Wir können definieren, ob wir sie noch über übliche Jobbörsen finden oder Social Media hinzunehmen müssen und welche Sozialen Netzwerke hier die Richtigen wären. Und wir können entscheiden, ob wir ins Active Search gehen wollen bzw. einen Headhunter hinzuziehen müssen oder nicht. Natürlich kann es auch sein, dass bei der Erstellung der Candidate Persona Fehler passieren oder das aus ihr die falschen Schlüsse gezogen werden. So oder so ziehen sich Fehler oder Unzulänglichkeiten im zweiten Prozessschritt sehr weit in den gesamten Recruiting-Prozess weiter.

Mangelnde Bewerberorientierung: Einfachheit, Schnelligkeit, Wertschätzung sind die Gebote der Stunde

Wir haben einen Arbeitnehmer-Markt. Dieser Tatsache muss man sich stellen. Und selbst wenn wir uns besonders viel Mühe mit der Erstellung der Candidate Persona und nachfolgend der Recruiting-Strategie und deren Umsetzung gegeben haben, kann danach noch immer viel schief laufen. Ein unkomfortabler Bewerbungs-Prozess zum Beispiel kann Bewerbende davon abhalten, ihre Bewerbung überhaupt erst abzusenden. Lange Bearbeitungszeiten, späte oder gar keine Rückmeldungen können dazu führen, dass die so hart erarbeiteten Bewerbungen dann nicht mehr verwertet werden können, weil die Bewerbenden abgesprungen sind und bereits anderweitig ein Angebot angenommen haben. Unfreundliche, kalte, unpersönliche Texte im Rahmen der Kommunikation können dazu führen, dass Bewerbende glauben nicht ins Unternehmen zu passen und sich ebenfalls gegen das Unternehmen entscheiden. Interviews und Kennenlerntermine sollten auf Augenhöhe stattfinden: Arbeitnehmer:innen sind keine Bittsteller mehr. Man sollte sie wie Kunden behandeln und lediglich intern dann hinter verschlossenen Türen nüchtern und ausgewogen auf die Passung schauen.

Weitere Fallstricke und eine Partnerin für 360°-Recruiting von A bis Z

Selbst der letzte Prozessschritt ist eine knifflige Angelegenheit für eine Recruiterin: man sitzt zwischen den Stühlen und muss für beide Seiten einen Arbeitsvertrag verhandeln. Auch hier gilt es eine kompetente Vermittlerin zu sein, bei beiden Seiten um Kompromissbereitschaft zu bitten und manchmal sogar darum, bittere Pillen zu kommunizieren und um Akzeptanz zu werben. Letztlich ist es für einen Recruiter dann der größte Erfolg, wenn ein Vertrag von beiden Seiten unterschrieben wurde. Hinter ihm oder ihr liegt dann ein umfangreicher, in Detail anspruchsvoller Prozess, der nur im Ganzen bewältigt werden kann. Nur wenn von A bis Z alles glatt lief, kommt man auch tatsächlich am Ende an.

Meine Recruiting-Dienstleistungen von A bis Z helfen Dir dabei, den Recruiting-Prozess für Deine Einstellungen ganzheitlich zu analysieren und dann entsprechend zu optimieren. Oder Du buchst mich direkt als Freelancerin und ich unterstütze Dich operativ und packe direkt mit an. Ich freue mich auf Deine Nachricht.